CAD电子文件归档的问题与对策

2013-05-25 by:广州有限元分析、培训中心-1CAE.COM 来源:仿真在线

问题及原因

随着办公自动化程度的不断提高,许多科研、设计、生产、实验机构,甚至业务管理部门利用CAD(计算机辅助设计)出图,有的CAD 出图率高达100%。这不仅改变了手写笔画的传统方式,大大提高了设计工作效率,而且使CAD电子文件得到了重复利用,产生了显著效益。据《清华大学自动输人及管理系统TH-DAIMS使用指南》统计,在进行系列产品设计时,新型号图纸80%可以采用同一系列原图图纸,无须任何修改;而20%需要修改的图纸中,也只要做局部修改。因为可以重复利用,由电子文件转化而成的电子档案身价倍增,给设计带来极大的方便,节省大量人财物力。所以CAD电子文件的归档与管理变得意义重大,一些科研、设计院(所)十分重视电子文件的管理。但也有一部分单位只重视纸质文件,CAD 电子文件散落在设计人员手中,处于自生自灭状态。或者电子文件虽然简单收集在一起,没有进行科学整理,随着时间的推移,电子文件逐渐丢失,甚至随意修改。也有的虽然归了档,但归档质量较差,种类不齐全,内容不准确,失去利用价值。

问题产生的原因

一、思想认识不统一。在有的领导心目中,现在使用CAD比以前效率高得多,只要各专业科室能够及时拿出设计图纸就万事大吉。还有的认为,搞电子文件归档需要硬件、软件投人,舍不得花钱。其实,资金花在电子文件归档、管理上,产出效益是投人的几十倍甚至上百倍。也有技术人员认为自己辛辛苦苦搞出的设计,电子文件归档后为他人所用,自己栽树他人乘凉于心不甘,于是以保护知识产权为由不愿将自己的设计成果拿出来,对归档工作消极应付。

二、贯彻标准欠力度。早在上世纪末,国家档案局就组织专家研制了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,于1999年作为国家标准颁布(GB/T17678.1-19,GB/T17678.2-199),该标准对CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理,采用光盘的存贮方法与格式作出了具体规定。这是目前CAD电子文件归档与管理的最高规范,是我们做好这项工作的依据。但由于CAD电子文件只涉及到设计、科研与有关管理部门,有的地方档案行政管理部门对这种特殊的电子文件的管理还没有排上队,缺乏有效的监督与指导。在设计、科研等部门,也把这个标准仅仅当作一个业务部门的要求,没有认真组织学习与贯彻。加上CAD电子文件的归档,涉及的管理制度与技术环境较复杂,归档与管理的要求执行起来常常难以到位。

三、硬件软件跟不上。一些设计部门只给设计人员配备了计算机与相关软件,而档案室条件十分简陋,只有传统的手工作业条件。也由于没有开发图档管理系统,不能设定阅读权限,不能有效提供利用,一些设计人员感到电子文件自己保存更加保险,用起来更方便,不愿意归档。从档案队伍来看,新知识新技能跟不上,某些设计单位档案人员大都是一些长期从事档案工作的老同志,对纸质档案的管理驾轻就熟,但对电子文件的归档与管理缺乏知识与经验,无法对CAD电子文件的形成、积累与整理、归档进行指导、监督。

对策与建议

一、认真贯彻标准,完善管理职能

没有标准与制度的制约,任何工作都会带有随意性。电子文件收集归档,也必须依靠标准与制度来约束。要组织设计部门所有专业人员、管理人员认真学习国家标准(CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,将电子文件归档与管理工作纳人本单位的管理制度,纳人专业技术岗位操作规程,尤其是要明确电子文件归档实行项目负责人制,规定电子文件由文件形成的业务部门负责收集积累、整理归档,并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。在布置、检查、总结、考核工作的同时,要布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作。

二、实行全程管理,加强前端控制

电子文件归档与传统纸质文件不同,纸质文件可以不管形成过程中的具体细节,只要根据文件的保存价值,在文件处理完毕后对其进行收集、整理、归档即可。但CAD电子文件必须在形成之前,确定标准的文件格式与操作程序,否则,由于文件格式不同,给归档与管理带来不便,存储CAD电子文件的光盘无法利用。所以从工程项目立项、设计文件形成之时起,档案管理人员就要介人,进行监督、指导。

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